Datenschutzordnung der Deutschen Vereinigung Morbus Bechterew Landesverband Sachsen-Anhalt e.V.

 

Präambel

Die Deutsche Vereinigung Morbus Bechterew Landesverband Sachsen-Anhalt e.V. verarbeitet in vielfacher Weise personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung. Als Grundlage gilt die jeweils gültige Fassung der EU-DSGVO, bzw. der BDSG-neu. Sollten Teile der Datenschutzordnung nicht mehr der gültigen Fassung entsprechen, wird nur dieser Teil ungültig.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Veranstaltungen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

  1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Jede Verarbeitungstätigkeit wird in einem Verzeichnis exakt beschrieben.
  2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Gesundheitsstatus (Betroffeneroder Förderer), Datum des Vereinsbeitritts, Gruppenzugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein und ausgeübter Beruf.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten im Morbus-Bechterew-Journal und in Internetauftritten veröffentlicht.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen, wie z.B. über die Teilnahme an Veranstaltungen des Bundesverbandes, Landesverbandes und der örtl. Gruppen.

3. Die Veröffentlichung von Texten, Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, mit Vornamen, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

 

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.

Der Vorstand stellt sicher, dass ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmerinnen und Teilnehmern werden den jeweiligen Mitgliedern im Verein (z.B. Vorstand, Gruppensprecher) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung (z.B. Zimmerbuchung) erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe solange die erhobenen Daten nicht nach außen offengelegt werden (Art. 9 Abs. 2d DSGVO).

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Delegiertenversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail hat der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account eingerichtet, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „BCC“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitglieder des Landesvorstandes, alle Funktionsträger der örtl. Gruppen, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den vertraulichen Umgang mit diesen Daten zu verpflichten. Die Verpflichtung ist zu dokumentieren.

 

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Der Verein hat einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch diese und dem zuständigen Webmaster vorgenommen werden.

2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und dieser Datenschutzordnung

1. Alle Funktionsträger des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können geahndet werden.

§ 11 Recht auf Auskunft, Löschung bzw. Aufbewahrung der Daten

  1. Jedes Mitglied hat im Rahmen der rechtlichen Vorschriften, insbesondere der DSGVO und des BDSG, das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, deren Empfänger und den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung und Sperrung, Einschränkung, Widerspruch und Übertragbarkeit der Daten.
  2. Bei Beendigung der Mitgliedschaft werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald ihre Kenntnis nicht mehr erforderlich ist.

Daten, die einer gesetzlichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden für die weitere Verwendung gesperrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsprechend gelöscht.

  1. Die vereins- und personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor dem Zugriff Dritter geschützt.

 

§ 12 In – Kraft – Treten

1.Die Datenschutzordnung wurde vom Vorstand auf der Beratung am ………………… genehmigt und tritt mit Wirkung zum …………………. in Kraft.

2.Änderungen der Datenschutzordnung sind auf Antrag mit einfacher Stimmmehrheit auf einer ordentlichen Vorstandssitzung zu beschließen.

 

Ort, Datum

 

Der Vorsitzender